Hacia el abastecimiento inteligente: negociación de COHAN con la industria farmacéutica

La experiencia de COHAN en la negociación de medicamentos e insumos médicos le ha permitido hacer cambios hacia el abastecimiento inteligente, en beneficio, no solo de sus hospitales asociados y clientes, sino también del sistema de salud y de los mismos pacientes.

Hasta 2021 e inicios de 2022, las negociaciones que hacía COHAN con las casas farmacéuticas para la compra de medicamentos e insumos médicos, incluían la colaboración con otras cooperativas del país, en un ejercicio que lideró COHAN, motivado, en parte, por el espíritu cooperativo. El modelo se pensó en su momento, para agregar demanda y reunir a la industria alrededor de las cooperativas de hospitales públicos, con COHAN como el modelo más exitoso en el país de este tipo de negocios.

Tras la pandemia, varios elementos impactaron la logística internacional que cambiaron el entorno de las negociaciones, incluyendo la revaluación del dólar a nivel mundial, lo que afectó negativamente el control de los precios y la disponibilidad de los productos. Ello, sumado a otros aspectos logísticos, modificó la forma de negociar y, desde 2022, COHAN continuó haciendo sus negociaciones conjuntas con las casas farmacéuticas de forma directa, buscando siempre ofertas que le permitieran ser más competitiva.

Calidad para el usuario, ahorros para el sistema

Teniendo en cuenta la referenciación del mercado, este ejercicio de negociación posibilitó también incluir nuevas marcas en el portafolio de medicamentos e insumos médicos que tenía COHAN, incluyendo una mayor oferta de biosimilares (productos comparables en términos de calidad, con los originales o de marca, con todas las certificaciones internacionales, y la evaluación técnica requerida), los cuales permiten ofrecer mejores precios y nuevas alternativas para buscar la eficiencia, no solo en la adherencia al tratamiento de cada paciente para un porcentaje mayor de remisión de la enfermedad, sino también en la generación de un ahorro para el sistema.

Cambios favorables

La disminución en los costos para la industria es uno de los cambios, así como el trabajo conjunto con la industria farmacéutica, donde se avanza en mejorar la

disponibilidad del producto y, además, se capacita al personal médico y a los mismos pacientes, para el uso adecuado de cada medicamento.

Este cambio implicó encontrar oportunidades más favorables, por lo que las fechas de las vigencias de la negociación también fueron modificadas pasando de febrero a junio, lo que permite que COHAN se anticipe al incremento de los precios de los proveedores con respecto a la competencia. Ello, a su vez, posibilita mantener un buen precio para los asociados y clientes, además de participar en diferentes licitaciones en el mercado.

Abastecimiento inteligente

Esta negociación conjunta que hace COHAN apunta hacia un abastecimiento inteligente en dos vías. Desde 2022, la Cooperativa comenzó a hacer una adaptación de una metodología nueva de gestión de inventarios denominada Demand Driven (DDMRP), ella permite a las organizaciones una producción alineada con la demanda real del mercado, facilitando una mejor y más rápida toma de decisiones, tanto a nivel en planificación como en ejecución.

Esta metodología incluye un cambio en la herramienta informática APIS que se venía usando hasta ahora, por un nuevo software que acompaña la empresa WA Solutions, una actualización muy importante porque permitirá a la Cooperativa tener un alcance diferente, generando no solamente órdenes de compra, sino órdenes de traslado para el abastecimiento interno. Ello posibilitará una visión completa del negocio.

Por ahora, está en una etapa de implementación que va por fases. La primera fase inició con el abastecimiento inteligente de los MVL o robot en los CEDI de COHAN para el alistamiento de los pedidos de medicamentos. Se espera que el software empiece a funcionar en el mes de noviembre de 2023 para poder tomar decisiones desde el punto de vista de la demanda real de cada producto, arrojando el dato exacto de lo que se requiere y enviando directamente la orden de compra al proveedor con el que se negoció el medicamento previamente.

La herramienta permitirá tener un inventario cargado de forma que los MVL puedan distribuir los diferentes despachos y mostrar el comportamiento y la dinámica del negocio. Permitirá analizar picos de consumo para tenerlos en cuenta o desestimarlos y facilitará una mayor eficiencia en la toma de decisiones en la cadena de suministros.

Es importante destacar que, sin tener aún la herramienta en su pleno funcionamiento, las entregas que se hacían hasta el momento han tenido un aumento en la eficiencia. Por ejemplo, solo por hablar de Nueva EPS, en el primer trimestre del año, tenían un promedio del 85 %. Con lo que se ha implementado hasta ahora, ya se está llegando a una eficiencia del 90 % en las entregas, lo que ha mejorado el nivel de servicio en ese primer momento con el paciente.

El futuro de la negociación conjunta

Todo depende de la dinámica del negocio. Por ahora, COHAN tiene el volumen, la caja y la credibilidad suficientes para seguir negociando directamente con la industria farmacéutica. Tener su propia IPS especializada es otra ventaja que da mayores garantías para continuar ese ejercicio, porque puede determinar la demanda real de los medicamentos y tiene información de primera mano del seguimiento que se hace de los tratamientos.

Por otro lado, COHAN se ha trazado ampliar su dispensación intrahospitalaria, como la que ya tiene en Caldas o en Villavicencio, lo que le va a permitir aumentar la demanda de productos, porque este es un negocio que necesita los volúmenes para poder funcionar correctamente y, no solo agregar esa demanda, sino alinear las voluntades de los prestadores de servicio como las EPS. Algo que podría lograrse gracias a la experiencia que tiene la Cooperativa para poder alcanzar ese tipo de objetivos mayores.

Beneficios para asociados y clientes

· Tranquilidad de un acuerdo firmado con la Cooperativa para compra de medicamentos.

· Garantía de vigencia establecida.

· Estabilidad en los precios.

· Disponibilidad de productos.

· Estabilidad en los inventarios debido al análisis de la demanda real.

· Perdurabilidad en el tiempo.

· Mejora del nivel de servicio.

Además, para COHAN se abre la posibilidad de tener una posición dominante frente a la industria farmacéutica para lograr negociaciones que beneficien a los asociados y clientes