SIEN es básicamente una herramienta web para la programación y estimación de necesidades, que, al tener la ventaja de trabajar en línea, permite la coordinación e interacción entre las instituciones hospitalarias o centros de atención con el nivel central del Ministerio de Salud Pública y su programa VIH-sida.
Componentes
SIEN permite la administración centralizada de la herramienta, de claves de acceso a los usuarios, de otras bases de datos almacenadas en el mismo SIEN, así como administrar hospitales, crear o ajustar grupos etarios, crear o ajustar grupos de población vulnerable, administrar los medicamentos y esquemas, generar estimaciones de necesidades y elaborar reportes. La administración de las bases de datos es una función exclusiva del nivel central, asignada a un cargo específico, definido por el jefe del programa.
Administración de otras bases de datos en el SIEN
La herramienta permite acceder a todas las bases de datos que requieren administración del nivel central: hospitales, grupos etarios, códigos de población, clave/vulnerable, administración de medicamentos, administración de esquemas y administración del reporte y generación de informes de estimación de necesidades.
Administrar hospitales
Los hospitales relacionados con el manejo del VIH/sida aparecen en listados correlacionados con sus provincias que pueden ser ajustados según las novedades a través de una función de edición. Igualmente se permite la generación de un hospital nuevo con toda la información pertinente: código del hospital, nombre de la institución, director, teléfonos de contacto, responsable del programa de VIH/sida y provincia.
Crear o ajustar grupos etarios
El SIEN permite conformar grupos según las necesidades del programa y, una vez creados, pueden ajustarse. El software controla los requerimientos de formula láctea y permite desplegar los esquemas infantiles con sus respectivos medicamentos.
Crear o ajustar población vulnerable/clave
La herramienta cuenta con la posibilidad de elaborar una lista de población vulnerable/clave a la cual se le pueden efectuar ajustes y editar o eliminar personas, además de crear un nuevo ítem de nueva población ingresada.
Administrador de medicamentos
En este ítem se posibilita realizar ajustes, eliminar o crear medicamentos, concentraciones, formas farmacéuticas y presentaciones. En el archivo de Excel denominado “registro bases de datos administrador” se establecen los códigos respectivos. El primer paso es ajustar o crear concentraciones, formas farmacéuticas y presentaciones para crear posteriormente —o ajustar— un medicamento.
Administración de concentración y forma farmacéutica
En estos dos ítems se tienen en cuenta las concentraciones y formas farmacéuticas ya creadas y reportadas en el archivo de Excel mencionado. Los códigos los genera automáticamente el SIEN.
Administrador de presentaciones existentes
Se tiene un listado ya creado consignado en el archivo referido de Excel. El SIEN permite ajustar los datos ya creados mediante la opción editar, con la que simplemente se digita el nombre de la presentación con los ajustes y el número de unidades mínimas por presentación; por ejemplo: total tabletas, total mililitros, total cápsulas. Asimismo, permite crear un nuevo ítem ingresando al campo de nueva presentación, donde puede consignarse el nombre del producto y el número de unidades por presentación.
Administrar medicamentos
La herramienta permite almacenar la lista de medicamentos antirretrovirales (ARV) requeridos en los esquemas, que también es ajustable en cualquier momento. Para crear un nuevo medicamento, el software facilita el manejo, además del nombre del producto, de otra información valiosa, como código ATC (Sistema de Clasificación Anatómica, Terapéutica, Química), nombre, abreviación, concentración, forma farmacéutica y presentación. Además, se dispone de un enlace al cibersitio (htt://www.whocc.no/atc ddd index/?code=J05AE06), donde se encuentran los códigos ATC.
Administrar esquemas
Para administrar esquemas, el software permite editarlos con el suministro de la siguiente información: abreviatura, donde la barra (/) significa combinaciones en una presentación y el signo más (+) señala cuándo hay varias presentaciones; esto va seguido de las concentraciones y de la forma farmacéutica. Se eligen luego el diagnóstico, el tipo (tratamiento o leche), y la dosis mensual se digita para adultos y para niños.
Cada uno de los esquemas contiene una serie de medicamentos que pueden ajustarse, incluso en aspectos como dosis, ya sea para casos de adultos por cantidad de tabletas, cápsulas o comprimidos requeridos para un mes o para niños (0 a 14 años).
Estimación de necesidades y reportes
Una característica muy importante ofrecida por el SIEN es el cálculo de estimaciones. Para efectuarla, se cuenta con dos ítems: definir porcentajes de estimación y generación de estimaciones por mes.
Generación de reportes o informes
El SIEN genera tres tipos de reportes con respecto a la estimación de necesidades, existencias y pacientes; por ejemplo: generar reporte de estimación, diligenciar la información, mes de consulta y número de mes que se requiere la estimación. Una vez se genera el reporte, este se puede descargar y generar un archivo en Excel.
Otro reporte se refiere a la estimación, que puede realizarse para el ámbito de todas las necesidades del país. Finalmente, se generan reportes de existencias, que pueden ser totales, y de existencias por institución. Igualmente pueden consultarse listados totales de pacientes que, a causa de la reserva por la privacidad, no incluyen información que sea estrictamente confidencial. Esos listados también pueden generarse bajo las modalidades de pacientes por esquema y de pacientes con cambio de esquema y motivo.
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