HERINCO
Las altas exigencias de calidad, reglamentadas en el país para el sector salud, exigen de las instituciones prestadoras la implementación de procesos cada vez más complejos que involucran gran cantidad de recurso humano, y que son generalmente adelantados con un alto nivel de manualidad, con diseños a veces poco eficientes, que producen impactos negativos sobre la confiabilidad de inventarios y escasos resultados en optimización del uso de recursos.
Optimizar estos procesos y convertirlos en realmente eficientes es posible con la implementación de desarrollos informáticos especialmente diseñados para cubrir las necesidades hospitalarias, y ahí entra en acción HERINCO (Herramientas Informáticas de COHAN) la respuesta más eficiente para lograr un alto nivel de gestión tanto de los servicios farmacéuticos como de su relación con cada institución y con la totalidad del sistema de salud.
HERINCO es una herramienta concebida y creada especialmente para los procesos relacionados con los sistemas de suministros que maneja una organización, incluyendo la selección de productos, la adquisición, distribución y posventa, pero que en este caso, ha sido pensada desde la experticia de COHAN en la gestión de servicios farmacéuticos y su relacionamiento con el sector hospitalario durante más de 33 años, lo que le ha permitido conocer de primera mano las necesidades de las instituciones y las formas óptimas para ejecutar el trabajo de administrar adecuadamente los procesos.
HERINCO es una herramienta web desarrollada en ambiente propio que permite gestionar todas las tareas relacionadas con el recibo de pedidos, la distribución y el servicio final, entendido como la entrega de los medicamentos, o los diferentes insumos de los hospitales. La herramienta cuenta con distintos módulos que permiten gestionar desde el manejo intrahospitalario de un servicio farmacéutico, hasta los procesos ambulatorios de los medicamentos autorizados por una EPS.
Conozca HERINCO y vea que tan fácil es tenerlo en su institución.
Un ejemplo puntual de la utilización de HERNCO viene desarrollándose en el departamento de Antioquia con SAVIA SALUD EPS y el manejo de sus más de un millón 800 mil afiliados, a quienes a través de HERINCO se les hace un control efectivo de la entrega de medicamentos a la vez que se garantiza la trazabilidad desde la formulación hasta la entrega efectiva, incluso en la casa del paciente.
El desarrollo de HERINCO, pensado en atender las necesidades del sector salud, le permite ser una aplicación bastante dinámica, es así como dentro de sus funciones permite que el médico tratante desde su escritorio por medio de una tablet, celular, o computador, ingrese a un módulo especial para buscar a su paciente, y a través de una interfase con la EPS, y solo digitando el número de la cedula, revisar toda la información necesaria para validar la condición de activo y continuar con la formulación; allí mismo el médico encuentra, cumpliendo todos los requisitos establecidos por el Decreto 2200, las condiciones técnicas que debe tener la formulación de medicamentos – que vienen explícitos y disponibles en el módulo de formulación de HERINCO -, para que solamente se tenga que adelantar el proceso de formulación y cargue de la información. A partir de ese momento, la formula queda disponible para que los centros de distribución (servicios farmacéuticos) estén listos para dispensar al paciente el medicamento prescrito, o incluso, si la logística se implementa, que éste pueda irse a su casa y recibirlos a través de mensajería sin necesidad de desplazamientos y filas.
Son varios los módulos que componen HERINCO, y cada uno de ellos apunta a hacer más eficiente la gestión y la calidad de las entidades sanitarias. Un elemento de especial importancia es la posibilidad de parametrización de todos los productos de un servicio farmacéutico aplicando la normatividad vigente: códigos CUM, POS, NO POS, códigos ATC, registro Invima.
La herramienta posee: módulo de compras, de cotizaciones, módulos de inventarios con ubicaciones de productos, lo que permite organizar un centro de distribución por módulos con rotulación previa con códigos de barras, garantizando la trazabilidad integral de los productos, con posibilidad de manejo a través de dispositivos móviles. La utilización de terminales portátiles permite que cada vez que se genere un pedido se capture el código de barras de cada producto, garantizando la entrega confiable y en las cantidades y productos solicitados. Esta movilidad puede aplicarse con HERINCO tanto al área ambulatoria como a la intrahospitalaria, con una entrega de medicamentos certificada, haciendo el proceso oportuno y eficiente.
El módulo de ventas, permite administrar la facturación, los ciclos de procesos desde la formulación, dispensación y entrega, y para el manejo ambulatorio incluye el control de unidosis, o dosis unitaria, solicitudes de productos, devoluciones; tiene la posibilidad de conocer información vital como por ejemplo, si el producto fue aplicado o devuelto y por cual enfermera, en otras palabras, hacer toda la trazabilidad que se pueda aplicar a nivel intrahospitalario mientras simultáneamente se controla la facturación por cada paciente, por servicio, por unidad funcional, abarcando cualquier nivel de complejidad. También es posible administrar servicios de osteosíntesis, y controlar la entrega de productos en consignación o manejar paquetes completos de insumos para cirugías plásticas o estéticas, o cualquier otro procedimiento que tenga un listado de insumos predefinido.
Un elemento de especial importancia dentro de la administración hospitalaria, y que generalmente requiere soluciones informáticas especializadas, son el manejo de inventarios y el control del gasto, con HERINCO, además de las funciones ya descritas, estas dos tareas se armonizan y gestionan de manera integral.
Entre los módulos de adquisición y distribución se cuenta con el de control de inventario que abarca desde las necesidades de un servicio farmacéutico, hasta el de un centro de distribución. Con un sistema modular, se maneja la información ya sea por puntos de distribución o venta, por bodega o por centro de costos. Esta versatilidad del sistema permite tener un control de todos los inventarios, así como toda la sistematización de las compras. Asimismo gestiona conceptos como las fechas de vencimiento y la trazabilidad de los productos, ayudas todas que le permiten al encargado de una bodega o de un centro de distribución, controlar de forma automatizada las compras, el almacenamiento, e incluso toda la facturación.
Es de destacar que HERINCO permite establecer interfaces con programas ERP (Planificador de Recursos Empresariales) que manejan todos los recursos de una empresa, y al hacerlo conectándose en línea, el control de los inventarios queda reflejado inmediatamente en el área contable de la institución, o en los registros de proveedores, cartera, y los demás que sean necesarios.
Un sistema seguro
HERINCO está diseñado con características que garantizan la seguridad de la información. Contiene capas que incluyen perfiles, niveles de seguridad adecuados, nombre de usuario y contraseñas, y al ser una herramienta multiplataforma a la que se puede acceder desde varios dispositivos o navegadores, el sistema es netamente configurable, lo que significa que por seguridad se pueden determinar los niveles de acceso tanto con códigos de usuario y contraseña, como también por el tipo de punto desde el cual se va a acceder y a qué herramienta se va a ingresar. Además, todo el sistema se controla bajo perfiles (es una APP multiperfiles) y allí se definen los accesos, permitiendo que cuando entre una persona al sistema, ingrese solamente a donde tiene autorización.
Por ejemplo: se puede configurar para que el proceso de formulación por el médico solo pueda hacerse desde su Tablet o PC, sin que se pueda ingresar desde otro equipo, esto siempre y cuando eso sea lo que se haya parametrizado. HERINCO se caracteriza por permitir una configuración muy versátil, pero además, es un sistema web altamente amigable. Al crear un usuario, y una vez la persona accede, se encuentra con unos parámetros que permiten que de manera sencilla digite la tarea que debe efectuar, sin preguntarse por ejemplo en que bodega se va a descargar inventarios, o el curso de la factura, o a que productos acceder, ya que al ser toda su usabilidad a través de parámetros, permite que los usuarios ingresen de manera directa a los sitios donde lo deben hacer y que están previamente autorizados para ese usuario especifico, sin que haya necesidad de buscar módulos diferentes, ya que la aplicación automáticamente se refleja en donde debe quedar registrada.
Para aumentar la amigabilidad del programa, se cuenta con ayudas visuales que permiten que al hacer una búsqueda, en el mismo campo, y con algunas palabras claves, se traigan sugerencias de los productos que se podrían encontrar; esta ayuda permite a un auxiliar, o a un médico, cuando va a buscar un nombre, un medicamento, un diagnóstico previamente definido, o una posología, que el sistema le recuerde para cada uno de estos campos, posibles variables que se podrían digitar allí. De esta manera se hace más fácil el trabajo y más efectiva la gestión.
Como resumen, HERINCO es la herramienta que facilita con eficiencia y eficacia la gestión de los medicamentos en toda institución de salud, sea esta un prestador o una aseguradora. Ahora es posible gestionar desde el momento de la formulación toda la cadena subsiguiente. Una receta emitida por el médico tratante comienza, gracias a HERINCO, un camino automatizado que garantiza seguridad, oportunidad y calidad de la entrega, el sistema muestra la disponibilidad, busca en caso de inexistencias el autoabastecimiento, ya sea de un proveedor o de un centro de distribución o bodega, genera la orden de compra a que haya lugar a la industria o de traslado a otra sucursal, transmite la información para la facturación, actualiza los inventarios, deja registro para la trazabilidad del producto, todo bajo el más estricto cumplimiento de la normatividad vigente y con altos estándares de calidad. En pocas palabras, facilita la gestión integral del accionar de las instituciones de salud.
