Seven

La sencillez del Seven

Contar con la herramienta Seven es simple pero ante todo, se adecua a las necesidades de los usuarios. Inicialmente se efectúa un diagnostico que permite determinar las condiciones del sistema de información de cada entidad para luego articularlo sin mayores requisitos a las características de Seven. Se dan las directrices de cómo obtener la información, que sigue siendo manipulada por las instituciones. El programa se desarrolla vía web, donde se cargan los datos y se reenvía de inmediato el formato ya estructurado según las exigencias legales.

El hospital (o la entidad que reporta) se encarga del envío final al Ministerio, puesto que este paso está ligado a la clave individual otorgada por el MInsalud para acceder a la plataforma de reporte, y al requisito de anexar la firma digital de cada gerente.

Una de las grandes fortalezas de Seven es su compatibilidad con cualquier sistema de información, con solo un archivo plano que se monta a la plataforma virtual, se puede generar el informe para el ministerio. Adicionalmente, la herramienta facilita varias cosas: reduce el tiempo y desgaste del personal farmacéutico al disminuir el trabajo operativo, la generación de los informes se reduce a procesos de pocos minutos, ya que el programa en solo 15minutos transforma la información y la devuelve en el formato aprobado por el Ministerio de Salud.

La más grande de las ventajas es que desde el comienzo existe la certeza y seguridad que no hay errores en la estructura del informe, y no hay que esperar días para confirmar su aceptación. Seven garantiza que el proceso se envía de acuerdo con los parámetros establecidos por ley, con códigos CUMS actualizados, y ahora, no solamente de los productos suministrados por COHAN sino de todos los proveedores y clientes.

La operación de la herramienta tiene como característica la sencillez en su utilización, con lo que se pretende que las instituciones de salud obligadas a reportar lo puedan hacer sin incurrir en altos costos por capacitación de su personal.

El primer paso es la asignación a cada institución que adopte la herramienta y de manera individual, de una suscripción anual para la utilización del aplicativo web SEVEN-SISMED, dicha suscripción comprende un usuario y contraseña para el acceso al portal Web con diseño amigable, para la generación de archivos con la estructura actualizada del SISMED en sus componentes de ventas y compras.

El aplicativo cuenta con diferentes módulos:

–  Proceso Carga de archivo compras: Módulo que genera el archivo de compras con la estructura SISMED.

–   Proceso Carga de archivo ventas: Módulo que genera el archivo de ventas con la estructura SISMED.

–    Actualizaciones código CUM: Modulo que anexa el CODIGO CUM al código de producto propio del cliente.

–    Reportes: Modulo que grafica la información estadística del uso de la herramienta.

–     Ayudas: Modulo que contiene instructivos e información relevante que genera el ministerio para la presentación del informe.

Los archivos que se deben generar por parte de la Institución para procesarlos en el aplicativo Web son los siguientes:

Reporte de compras

Donde se maneja la siguiente información:

• NIT cliente: Número de identificación Tributaria de la entidad principal a la que pertenece la inbstitución que reporta, pero sin el dígito de verificación.

• Codigo producto: Código del Producto y/o Referencia
• Codigo CUM: Código Único de Medicamento (CUM) asignado por el INVIMA. En este campo se reporta el número de expediente y un número consecutivo de la presentación comercial, separados por el signo guión. El número de expediente es un valor numérico cuya longitud es máximo 15 dígitos y el consecutivo de la presentación comercial tiene máximo 2 dígitos Ejemplo 19955791-1.
• Cantidad Unidades Compradas: Cantidad de unidades de la presentación comercial del medicamento.
• Valor Unitario: Precio unitario al cual se compró una unidad
• Numero factura: Código o número de la Factura
• Fecha factura: Fecha de la Factura(AAAA/MM/DD)

Reporte de ventas

Permite administrar la siguiente información:

• NIT Cliente: Número de identificación Tributaria de la entidad principal a la que pertenece la entidad que reporta, pero sin el dígito de verificación.
• Codigo producto: Código del Producto y/o Referencia
• Codigo CUM: Código Único de Medicamento (CUM) asignado por el INVIMA. En este campo debe reportarse el número de expediente y un número consecutivo de la presentación comercial, separados por el signo guión. El número de expediente es un valor numérico cuya longitud es máximo 15 dígitos y el consecutivo de la presentación comercial tiene máximo 2 dígitos Ejemplo 19955791-1.
• Canal: Dato usado para discriminar las ventas de los medicamentos por canal de distribución: Institucional y Comercial. Los valores permitidos son: INS: Institucional, COM: Comercial.
• Se comercializa: Este dato indica si el medicamento se ha comercializado en el mes y el canal reportado. Valores Permitidos SI, NO.

Si este campo tiene como valor NO (no se comercializa), entonces los valores de precio unitario mínimo, máximo, valor de venta, unidades

vendidas y facturas deben tener el valor cero (0).

• Cantidad unidades vendidas: Cantidad de unidades de la presentación comercial del medicamento.
• Valor unitario: Precio unitario al cual se vendió una unidad.
• Numero factura: Código o número de la Factura.
• Fecha factura: Fecha de la Factura (AAAA/MM/DD).

Manual de usuario

Una ventaja del SEVEN como herramienta es su amplio contenido y la facilidad de utilización para los usuarios, tema pensado para facilitar el proceso de reporte por parte de las instituciones de salud. de ahí que fuera un propósito marcado desde su concepción que el paso a paso de los módulos que componen la solución Integral SEVEN-SISMED sean asequibles a los usuarios para el correcto funcionamiento del aplicativo.

El procedimiento comienza con una verificación de los usuarios, ya que para ingresar al aplicativo se requiere una validación a través de una clave que debe haber sido creada con anterioridad y que sólo el administrador proporciona. Esta característica ofrece seguridad a la institución.

Luego de ingresar se despliegan los siguientes menús:

• Procesos: donde se permite al usuario cargar y transformar los archivos de compras y ventas en archivos SISMED-COMPRAS y SISMED-VENTAS que cumple con los requisitos exigidos por el Ministerio de la protección Social.
• Actualizaciones: le permite al usuario anexar los Códigos CUM a sus productos en caso de que su sistema de información (OSS) no pueda proporcionárselo.
• Reportes: permite tanto al administrador como al usuario ver los principales reportes de la operación del aplicativo
• Ayudas: posibilita descargar información importante que haya sido previamente cargada y relevante para el usuario.

Los procesos que se pueden adelantar a través de la aplicación son:

o             Cargar archivo de compras

o             Cargar archivo de ventas

Dentro de estos componentes se manejan ítems como: ingresar el año, seleccionar el trimestre a reportar, seleccione el archivo y cargar el archivo de ventas que obtuvo de la ERP según los parámetros que se informaron en la visita de dignóstico, y donde los campos que se deben subir son: Nit, código del producto, código CUM, cantidad de unidades vendidas, valor unitario, número de factura, y fecha de factura.

Otro elemento importante es el modulo de actualizaciones. En este módulo se proporciona una ayuda para los clientes que no generan el código CUM desde los sistemas de información, y que operan manualmente (en Excel) los códigos CUM. La aplicación realiza una búsqueda desde el archivo que se carga (COMPRAS-VENTAS) y busca cada uno de los nombres de código producto sobre una base de datos de información de productos del Invima. Si la coincidencia del medicamento está por encima del 80%, se anexará el código CUM, en caso contrario se buscará manualmente.

Finalmente, la herramienta Seven permite la generación de reportes con fines estadísticos, dentro de los que se incluyen por medio de consultas los de: consulta de accesos al aplicativo ya sea por año a reportar, o por cliente.